Concept. Deze tekst is een startpunt en moet juridisch worden nagekeken voordat je klanten aanneemt. De gegevens tussen [vierkante haken] moeten nog worden ingevuld.
Versie 2.0 - Laatst bijgewerkt: 24 juni 2026
Deze verwerkersovereenkomst (hierna: "Verwerkersovereenkomst") maakt deel uit van de overeenkomst tussen vveazy en de Abonnee en regelt de verwerking van persoonsgegevens door vveazy ten behoeve van de Abonnee, conform artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Begrippen hebben dezelfde betekenis als in de algemene voorwaarden van vveazy.
1.1 De Abonnee is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Indien de Abonnee een professionele beheerder is die namens een VvE handelt, geldt de beheerder als (sub)verwerker of als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke ten opzichte van de VvE; de Abonnee staat ervoor in dat hij bevoegd is deze Verwerkersovereenkomst mede namens de betrokken VvE('s) aan te gaan.
1.2 vveazy is verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens de schriftelijke instructies van de Abonnee, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
2.1 vveazy verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de levering en het functioneren van het Platform voor VvE-beheer, zoals nader omschreven in Bijlage 1.
2.2 vveazy verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden en deelt deze niet met derden, behoudens het bepaalde over subverwerkers en wettelijke verplichtingen. Voor zover vveazy gegevens gebruikt om het Platform te verbeteren of te beveiligen, gebeurt dit met geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens.
3.1 vveazy handelt uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Abonnee. Deze Verwerkersovereenkomst en de overeenkomst met de Abonnee gelden als zodanige instructies. Aanvullende instructies dienen redelijk, uitvoerbaar en passend binnen de functionaliteit van het Platform te zijn; vveazy mag voor de uitvoering van bijzondere instructies een redelijke vergoeding in rekening brengen.
3.2 Meent vveazy dat een instructie inbreuk maakt op de AVG of andere wetgeving inzake gegevensbescherming, dan stelt zij de Abonnee daarvan onverwijld op de hoogte.
vveazy waarborgt dat personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding zijn verplicht, hetzij op grond van de wet, hetzij op grond van een overeenkomst, en de gegevens uitsluitend verwerken voor zover noodzakelijk voor hun taak.
5.1 vveazy treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De maatregelen zijn beschreven in Bijlage 2.
5.2 vveazy evalueert en actualiseert de maatregelen periodiek en houdt rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, alsmede met de risico's voor betrokkenen. Gelet op de mogelijke verwerking van financiële (betaal)gegevens via de Bankkoppeling zodra die actief is, hanteert vveazy hiervoor verzwaarde waarborgen, waaronder versleuteling en strikte toegangsbeperking.
6.1 De Abonnee verleent vveazy algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De op de ingangsdatum daadwerkelijk actieve subverwerkers zijn opgenomen in Bijlage 3.
6.2 vveazy legt elke subverwerker bij overeenkomst ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze Verwerkersovereenkomst en blijft jegens de Abonnee volledig verantwoordelijk voor de naleving daarvan.
6.3 vveazy informeert de Abonnee voorafgaand aan voorgenomen wijzigingen (toevoeging of vervanging) in subverwerkers - waaronder het actief worden van een subverwerker voor een nu nog niet actieve Module zoals de Bankkoppeling of de Verzekeringsmodule; de Abonnee kan daartegen binnen veertien (14) dagen op redelijke, met de gegevensbescherming verband houdende gronden bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de Abonnee de betrokken dienst of de overeenkomst beëindigen voor het deel dat de wijziging raakt.
7.1 vveazy verleent, voor zover redelijkerwijs mogelijk en gelet op de aard van de verwerking, bijstand bij verzoeken van betrokkenen tot uitoefening van hun rechten (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit), onder meer door passende functionaliteit in het Platform aan te bieden.
7.2 vveazy verleent bijstand bij het nakomen van de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) en voorafgaande raadpleging, rekening houdend met de aard van de verwerking en de aan vveazy beschikbare informatie.
7.3 vveazy mag voor bijstand die de gebruikelijke dienstverlening en de functionaliteit van het Platform te boven gaat een redelijke vergoeding in rekening brengen, na voorafgaande melding.
8.1 vveazy informeert de Abonnee zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen achtenveertig (48) uur, nadat zij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van de Abonnee betreft.
8.2 De melding bevat ten minste: de aard van de inbreuk en, indien mogelijk, de categorieën en het aantal betrokkenen en gegevens(registraties); de (vermoedelijke) gevolgen; en de getroffen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk aan te pakken en de nadelige gevolgen te beperken. vveazy houdt een register van inbreuken bij.
8.3 De Abonnee is, als verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor de eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. vveazy doet zelf geen melding aan toezichthouder of betrokkenen namens de Abonnee, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
9.1 vveazy verwerkt de persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). De actieve subverwerkers (zie Bijlage 3) verwerken de gegevens allemaal binnen de EER; er vindt op dit moment geen doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER plaats.
9.2 Mocht in de toekomst een subverwerker buiten de EER worden ingeschakeld, dan vindt doorgifte uitsluitend plaats indien aan de daarvoor geldende AVG-vereisten is voldaan, bijvoorbeeld op grond van een adequaatheidsbesluit of door het sluiten van de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) met aanvullende waarborgen. vveazy informeert de Abonnee hierover vooraf conform artikel 6.3.
10.1 vveazy stelt de Abonnee de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen, bij voorkeur door middel van actuele certificeringen, auditrapportages (zoals ISO 27001 of een vergelijkbare rapportage) of een ingevulde beveiligingsvragenlijst.
10.2 Voor zover dergelijke rapportages onvoldoende uitsluitsel geven, mag de Abonnee ten hoogste eenmaal per jaar een audit (laten) uitvoeren door een onafhankelijke, tot geheimhouding gehouden deskundige, met een redelijke aankondigingstermijn van ten minste twee (2) weken en zonder de bedrijfsvoering van vveazy onnodig te verstoren. vveazy mag de redelijke kosten van haar medewerking in rekening brengen. Bij een redelijk vermoeden van een ernstige tekortkoming of na een datalek vervalt de frequentiebeperking.
Na het einde van de overeenkomst verwijdert of retourneert vveazy, naar keuze van de Abonnee, de persoonsgegevens conform de procedure en termijnen in de algemene voorwaarden (exportvenster van 30 dagen na de einddatum, verwijdering of anonimisering binnen 90 dagen daarna), behoudens wettelijke bewaarplichten. Op verzoek bevestigt vveazy de verwijdering schriftelijk.
12.1 Op de aansprakelijkheid onder deze Verwerkersovereenkomst is de aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden van toepassing, onverminderd het dwingendrechtelijke regime van artikel 82 AVG en eventuele bestuursrechtelijke sancties.
12.2 Deze Verwerkersovereenkomst geldt zolang vveazy persoonsgegevens voor de Abonnee verwerkt en eindigt gelijktijdig met de overeenkomst. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om voort te duren (zoals geheimhouding en verwijdering), blijven na het einde van kracht.
Categorieën betrokkenen: VvE-leden/eigenaars, bestuurders, leden van de kascommissie, professionele beheerders en hun medewerkers, en contactpersonen (zoals leveranciers of aspirant-kopers die toegang krijgen).
Soorten persoonsgegevens: naam, adres en woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, appartements-/objectgegevens en breukdelen/stemverhoudingen, accountgegevens en inloggegevens, financiële en betaalgegevens (waaronder IBAN, openstaande bijdragen en - zodra de Bankkoppeling actief is - transactie- en saldogegevens van de gekoppelde VvE-rekening), communicatie- en vergadergegevens (berichten, stemmen, notulen) en gebruiks- en loggegevens (zoals IP-adres en tijdstempels).
Bijzondere persoonsgegevens: in beginsel geen. Gebruikers worden geïnstrueerd geen bijzondere categorieën persoonsgegevens in vrije tekstvelden in te voeren. Voor zover dit onverhoopt toch gebeurt, geschiedt dit op verantwoordelijkheid van de Abonnee.
Doel van de verwerking: ledenadministratie, financieel beheer en betaalcontrole, communicatie tussen leden en bestuur, het organiseren van vergaderingen en besluitvorming, documentbeheer, onderhoud(splanning) en, zodra geactiveerd, het faciliteren van de Bankkoppeling en de Verzekeringsmodule.
Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de overeenkomst, gevolgd door het exportvenster (30 dagen) en verwijdering/anonimisering (binnen 90 dagen), behoudens wettelijke bewaartermijnen (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor administratieve en financiële gegevens, voor zover vveazy daarvoor verantwoordelijk is).
vveazy hanteert onder meer de volgende technische en organisatorische maatregelen:
De volgende subverwerkers zijn op de ingangsdatum daadwerkelijk actief:
| Subverwerker | Dienst | Locatie verwerking |
|---|---|---|
| Supabase | Database, authenticatie en bestandsopslag | EER (EU-Central-1, Frankfurt) |
| Vercel | Hosting en levering van de web-app | EER |
| Resend | Transactionele e-mail en notificaties | EER |
De volgende partijen zijn nog niet als subverwerker actief, omdat de bijbehorende functionaliteit nog niet is geïntegreerd. Zodra dat wel het geval is, wordt deze lijst bijgewerkt en informeert vveazy de Abonnee vooraf conform artikel 6.3:
VvEazy VOF
KvK-nummer: [KvK-nummer invullen]
Btw-nummer: [btw-nummer invullen]
Adres: [vestigingsadres invullen]
E-mail: hallo@vveazy.nl